Dacă mă citești de ceva timp știi că sunt obsedată de organizare. După ce am vizitat recent atelierul de bricolaj al lui taică-meu (în care până și piulițele sunt așezate pe mărimi în cutii dedicate și marcate, n-ai văzut așa ceva în viața ta) mi-am dat seama că așa m-am născut, pentru că în mod clar am moștenit obsesia de la el. Pentru început de an m-am gândit că nu ar fi deloc rău să scriu un mic articol cu sfaturi absolut întâmplătoare despre sistemele mele de organizare și ce mă ajută să câștig timp și să țin lucrurile sub control. Am mai scris despre asta la modul general, dar acum vreau să aduc discuția într-un tărâm mai practic.

Să trecem la treabă.

1Scriu pe un caiet

Eu am un caiet (de fapt două, unul personal și unul pentru serviciu) în care îmi notez toate gândurile, sarcinile, ideile, informațiile. Deși sunt o persoană foarte digitală, nimic nu îmi aduce mai multă claritate mintală decât demodatul scris pe foaia de hârtie. Caietul pe care scriu e mereu foarte important și are câteva trăsături care îl fac perfect:

  • e format A5, pentru că ăsta intră cel mai bine în genți și e suficient de mare să țină conținut vizual, dar nu să ocupe prea mult spațiu
  • are spirale pe laterala lungă, ca să nu trebuiască să stea deschis în format carte (spread) sau să mi se închidă singur dacă mă ridic de la masă. De curând am descoperit caietele Atoma și sunt absolut picată în nas, pentru că îți poți construi propriul caiet spiralat cu ce inele vrei, au tot felul de inserturi și paginile se pot scoate și repoziționa oriunde în conținut. Plus că au refilluri. Doamne, where have they been all my life? Sunt belgieni cred, dar poate se găsesc și pe Amazon sau în alte țări.
  • are coli albe. Liniile, pătratele și punctele mă dezorientează și îmi încarcă mintea. Adaugă conținut acolo unde trebuie să fie gol absolut. Not good.
  • când încep un caiet, trec pe prima pagină data respectivă. Când îl termin, trec data tot pe prima pagină. Așa îmi țin arhiva (ex. 14 sept 2022 – 23 august 2023).

2Brain dumps sau golirea minții

De fiecare dată când mă simt copleșită de sarcini sau anxietăți, exercițiul care mă ajută cel mai mult e să fac un brain dump, adică mai pe românește să îmi golesc mintea de toate gândurile care mă chinuie, așternându-le pe hârtie. Nu ca un stream of consciousness a la Joyce, ci ca listă cu puncte.

Cum fac concret? Împart o foaie de hârtie în două coloane și pe una deversez, în ordinea în care îmi vin în cap, toate lucrurile pe care le am de făcut (to dos), iar pe a doua toate gândurile care nu îmi dau pace. Apoi prioritizez sarcinile în patru categorii:

  1. Important și urgent
  2. Important, dar nu urgent
  3. Neimportant dar urgent
  4. Neimportant și ne-urgent

Tare amuzant e să văd că de obicei problemele din primele două categorii îmi ies primele din cap, iar cele din categoria 4, dacă nu se rezolvă de la sine în 30 zile… nici nu mă mai apuc de ele :)

Exercițiul ăsta mi se pare extrem de relevant, nu neapărat pentru organizare cât pentru sănătatea mintală. Ca oameni moderni, ocupați, urbani, ducem în noi o încărcătură mintală uriașă, iar dacă mai adaugi și câțiva copii în mix, poate deveni copleșitor repede și des. Această deversare spontană – căci e important să nu ”gândim” lista, ci doar să trecem pe hârtie succint tot ce ne frământă – e un mod eficient de a da jos povara și de a o vizualiza. Odată expusă, odată scoasă din cap, ea nu mai are asupra noastră aceeași putere. Chiar dacă e cât un elefant, o putem ataca bucată cu bucată.

Putem face brain dumps de câte ori e nevoie, și chiar pe teme anume: mutare, începere an nou școlar, rezoluții etc. Faptul de a le avea scrise pe caiet ne ajută și să le tăiem atunci când le-am rezolvat, ceea ce ne dă o stare minunată de împlinire. Recomand să faci acest exercițiu cel puțin săptămânal.

3Calendar pe telefon

Calendarul de pe telefonul meu e viața. Am formulat prost la singular, pentru că de fapt am multiple calendare:

  • calendarul personal, în care trec evenimente care au strict legătură cu mine, ca de ex. ședințele de coaching sau antrenamentele care au loc într-un interval în care știu că e cineva cu copilul sau notificările de zile de naștere sau diversele sarcini pe care le am de făcut în ziua respectivă, precum schimbat prosoapele.
  • calendarul familiei, pe care îl împart cu iubi, în care amândoi trecem absolut orice eveniment are legătură cu viața de familie sau o poate afecta: programările la doctor, cursurile de engleză ale copilului, aniversările sau evenimentele la care trebuie să participăm, vacanțele, zborurile, programările la salon, cinele cu prietenii, delegațiile mele sau zilele când unul din noi e plecat sau indisponibil etc. În acest mod vedem în timp real și suntem notificați de orice eveniment adăugat.
  • calendarul de la birou: pentru mine e calendarul cel mai intens folosit, pentru că am în el absolut toate ședințele, sarcinile și reminderele posibile, inclusiv timpul rezervat de mine pentru mine ca să pot munci în liniște (da, trebuie să fac asta pentru că altfel ar fi programate ședințe non stop).
  • calendarele de sărbători: da, eu sunt genul ăla de om așa ocupat și varză, care nu urmărește știrile și are nevoie să fie înștiințat când sunt sărbători legale. Sunt niște defaulturi care îmi sunt disponibile în telefon, dar nu sunt sigură dacă de la iPhone sau Google.
  • calendarul de aniversări. Când adaug contacte, dacă îmi sunt oameni dragi pun și zilele lor de naștere, astfel încât telefonul îmi aduce aminte din timp de ziua lor de naștere. Incredibil de util dacă nu vrei sa fii prietenul ăla nașpa.

În fiecare seară înainte de culcare verific calendarul pentru a doua zi. Fiind activate simultan, telefonul îmi arată toate evenimentele, pe ore, și îmi trimite notificări înainte ca un eveniment să se producă. Aud notificare și știu că am ședință sau că trebuie să fiu la antrenament în 15 minute. Fiecare calendar are culoarea lui, așa că îmi e ușor să știu despre ce e vorba. Ca urmare, deja cu o seară înainte știu la ce să mă aștept pentru a doua zi, și îmi fac un plan de atac în cap. (Aproape) nimic nu mă surprinde și nu mă prinde nepregătită.

De ce pe telefon? Hai să recunoaștem. Pentru că nu ne mai despărțim de el nici la budă. Ce sisteme folosesc? iPhone și Google.

4Regula celor 2 minute

Dacă poți face ceva în mai puțin de două minute, fă-o pe loc. Nu amâna.

Pune obiectul ăla la locul lui imediat, pune farfuria în mașina de vase, nu o lăsa pe masă, pune pantofii în sertar, nu îi lăsa la ușă, etc. Sunt gesturi mici, dar în economia unei zile întregi te pot scuti de o grămadă de stress. Dacă ești veșnic înconjurat de dezordine, sunt șanse mari să nu fi auzit și să nu practici regula asta. O văd foarte clar la soțul meu: lui îi lipsește COMPLET noțiunea și, dacă rămâne singur acasă cu copilul chiar și o oră, când mă întorc găsesc casa complet explodată.

Or, dezordinea ne afectează psihic foarte puternic și atrage după ea lene și amânarea sarcinilor importante. E firesc să fie așa, pentru că e copleșitoare. E foarte greu să te motivezi să te apuci să faci curat la sfârșitul zilei într-o casă în care totul e vraiște. Tentația de a lăsa totul așa și de a merge la culcare, pentru că ești prea obosit, e mult mai mare. Modul cel mai eficient de a lupta împotriva acestei stări e să nu ajungi acolo. Înțelepciunea populară spune foarte frumos – și toți o știm – nu lăsa pe mâine ce poți face azi: cât adevăr multivalent e în zicala asta.

Prima oară cred că am conștientizat regula când am intrat într-o bucătărie profesionistă. Ai văzut vreodată cum lucrează chefii adevărați? Au tăiat pătrunjelul? Pac, l-au pus deoparte și au curățat blatul. Au folosit telul? Pac l-au clătit și l-au pus la loc. Dacă nu ar face asta, în 10 minute ar avea chiuveta și blatul pline, ingrediente aruncate peste tot, și nu ar mai știi ce e cu viața lor. Mâncarea aia sigur nu ar ajunge la timp pe masa noastră. E o regulă pe care eu o aplic peste tot, nu numai în bucătărie. Mama săraca gătește într-o vraiște desăvârșită și recunosc că, decât să intru cu ea în bucătărie, mai bine îmi bag un băț în… ureche. Nu fă ca mama.

5Fiecare obiect la locul lui. Pe grupuri.

Cu riscul de a-mi atrage dușmănii și sprâncene ridicate, o spun: fiecare obiect din casa ta ar trebui să aibă locul lui. Inclusiv pliantele pe care le găsești în poștă și le aduci în casă (eu am un biblioraft în care arunc toată corespondența de care nu am timp să mă ocup pe loc și pe care îl sortez o dată pe săptămână).

Repet: fiecare obiect la locul lui. Repet și plusez: fiecare obiect la locul lui, dar pe grupuri. Ce înseamnă asta? Că obiectele care îndeplinesc aceeași funcție trebuie să stea toate în același loc. Așa cum farfuriile sau paharele au raftul lor, tot așa trebuie să aibă și medicamentele, obiectele de bricolaj, ustensilele de hobby sau cărțile (deși aici na, poți avea biblioteci în mai multe camere). Dacă ai medicamente și în dulapul din baie și în cel din sufragerie și în raftul din bucătărie, când o să ai nevoie de un paracetamol o să cauți în trei locuri ca prostul, o să pierzi timp și o să te enervezi.

Dacă nu știi unde să pui un lucru, ar fi util să ai un sertar cu de toate. Sertarul ăla ar trebui să adune tot ce umblă aiurea prin casă și ar trebui „curățat” și sortat săptămânal. Altfel se va transforma într-un monstru care te va înghiți. Glumesc, desigur. Nu, nu glumesc :)

Pentru mine, aranjatul pe funcții a fost game-changer. Îmi țin toate obiectele de cusut într-o cutie, toate obiectele de pictat într-o cutie, încărcătoarele și căștile în alta, iar asta mă scutește de mult timp și nervi, pentru că găsesc imediat ce am nevoie. În plus, dacă un obiect dintr-o categorie intra în casa mea, știu deja care e locul lui.

O modalitate relativ „ușoară” de a grupa obiectele pe categorii e să te ajuți de liste. Ia câte o foaie albă pentru fiecare cameră, scrie sus numele ei, apoi listează obiectele pe care le ai în ea. Nu mă refer la obiectele mari de mobilă. La final, compară și:

  1. vezi unde apar repetiții
  2. grupează-le pe categorii
  3. hotărăște care ar fi locul cel mai potrivit pentru ele, în funcție de utilitate (normal că vei ține încălțămintea și obiectele de întreținere lângă ușa de la intrare)
  4. pe cât poți, așează obiectele din aceeași categorie în cutii, ideal transparente și etichetate (ex. plasele refolosibile, căciulile, cosmeticele neîncepute, cosmeticele de voiaj etc.). Sau grupează-le pe sertare sau secțiuni din sertare/rafturi.

Cam atât de la mine pe ziua de azi. Tu ce tipsuri de organizare mai ai?

Love and organization!

 

Aboneaza-te la newsletter si primesti:
  • un eBook cu 20 retete vegetariene delicioase
  • un meal planner imprimabil
  • continut exclusiv pentru abonati

15 COMMENTS

  1. La ce ai zis mai sus legat de organizarea obiectelor pe grupuri as mai pune si frecventa de folosire. Daca nu dispui de spatii de depozitare generoase unde poti aduna tot ce vrei prioritizeaza accesul la ele in functie de frecventa de utlizare. E ceva ce stiu ca folosesc des la gatit atunci e pe un raft/sertar usor accesibil si in fata. E ceva ce folosesc 1/2 ori pe an atunci e ok sa stea pe un raft sus de tot pentru care am nevoie de scarita. La fel si cu incaltamintea de hiking care sta in dulapul din balcon nu in pantofar si hainele sezoniere. Iar aici la haine sezoniere pana n-am urcat in niste cutii de depozitare hainele de vara nu puteam vedea exact ce am de toamna – iarna pentru ca erau prea multe umerase pline si mereu era o aventura sa ma gandesc cu ce ma imbrac.

    • Da, de o mie de ori da! Sunt atat de multe de spus pe subiectul asta. Sper sa citeasca oamenii si comentariile, sa vada ce ai scris aici!

  2. Aveam o reala aversiune fata de oamenii care stiu unde este si un varf de ac in casa lor, fiindca mie – crescuta intr-un haos complet, mi se parea ca acei oameni sunt efectiv sclavii propriilor obiecte si niste tipicari afurisiti. Nu stiu ce click s-a facut, dar de cand am copil, detest detest detest dezordinea in lucruri si le-am pus pe toate fix asa: pe categorii, in sertare si cutii specifice… Doamne si cat de bine este!!! Totul este mai limpede :)
    Mi-a placut mult ideea cu: daca o poti face in mai putin de 2 minute, fa-o pe loc, geniala si de aplicat!! Eu mai am o vorba atunci cand imi propun sa schimb ceva: Daca pot sa o fac, aleg sa nu.

    Foarte utile informatiile, un an nou cu bucurii!

    • Camelia, sa stii ca m-am gandit ca ce am scris ar putea parea excesiv pentru oamenii care nu sunt pasionati de ordine. Ca ar putea parea o manie, ca sa fiu blanda. Dar eu nu cred ca e. Stiinta arata ca dezordinea ne afecteaza psihic, asa ca eu nu cred ca e rau sa fii organizat. Cred doar ca trebuie sa mentinem o flexibilitate, adica sa nu derapam daca nu e totul perfect. Pe mine sistemele astea ma ajuta sa castig timp si sa fiu mai eficienta. Nu as vrea sa traiesc altfel. An nou fericit!

  3. Buna Andie🤗 Multumim pentru ce impartasesti! Nu stiu daca am inteles suficient de clar treaba cu calendarul. Inteleg ca sunt trei calendare distincte?! Dar apoi cum de se unesc activitatile din toate ca sa iti vezi ziua complet? Poate pui la stories pe instagram cand ai timp:) Multumesc!

    • Oana da, sunt trei calendare distincte si am setat telefonul sa le arate pe toate simultan. In calendarul din telefon, toate evenimentele sunt dispuse pe ore, astfel incat le vezi in ordine cronologica. Daca doua evenimente se suprapun, ele sunt afisate una langa alta pe acelasi interval orar, dar au culori diferite ca tu sa stii din ce calendar fac parte. E foarte simplu! Vezi ziua cronologic, pe un interval de 24 ore. Sper ca asta te mai lamureste?

  4. Andie, pentru mine ești precum o cafea tare de dimineață cu un cub de ciocolata langa… După ce te savurez un pic, deschid mai larg ochii și îmi zic: Da, pot! ❤️🤗

    • Vaaai, ce compliment! Ma simt suuuper flatata si sincer ador comparatia! Si da, poti! Eu chiar cred asta ca altfel nu as scrie. Scriu ca sa vada lumea ca se poate! Te imbratisez cu drag!

  5. Ceau Andie!
    Imi esti tare draga, si nu de acum :), plus ca ma bucur enorm ca ne-ai oferit ocazia sa te citim din nou.
    Ador sa fiu organizata si sa stiu ca pot gasi ceva chiar si cu lumina stinsa in casa, sau pe bezna in gradina. :))
    Imi place sa cred ca sunt disciplinata si cand vine vorba de alimentatie,dar aici mai vreau sa imbunatatesc cate ceva.Nu pot spune insa acelasi lucru despre sport, de cate ori m-am apucat, de atatea ori m-am lasat.. :(.
    Te imbratisez si iti doresc un an magic! <3

    • Draga mea, sentimentul e impartasit! Dar sa stii ca nici eu n-am fost cu sportul pana de curand. Si daca nu ar fi antrenorul meu care sa traga de mine probabil ca nici eu nu m-as tine. E foarte greu pt noi, oamenii care ne avem obisnuinta. Daaar: nu e nerealizabil. Trebuie sa cauti neobosit chestia aia care pana la urma te va face sa te ridici de pe canapea! Pupici!

  6. Stiam eu ca antrenorul e singura solutie care m-ar face sa ma tin :)) ;). Singur clar e greut sa te tii.Mi-am cumparat o gramada de chestii cu care sa fac, am spatiu unde sa fac, dar dijaba, tot ajung in punctul ala in care o las balta. Si mai e o chestie, in 5 ani ma tot joc doar cu 3 kg in plus, daca erau mai multe poate nu abandonam asa repede.:) Pupici mii!

    • Astea ultimele sunt cel mai greu de dat jos. Trebuie sa scapi de ele si sa mentii greutatea vreo minim 6 luni pana intelege corpul ca asta e noul normal. Bafta!

  7. Super util articolul, imi place ideea cu culorile calendarului, chiar nu stiam ca poti face asta. Eu am o agenda foarte utila luata din Lidl care are tot ce ii trebuie si este pe sistem mecanic cu rezervă de calendar pentru doi ani. Ce imi place cel mai mult este ca atunci cand o deschid vad toata saptamana planificata. In ceea ce priveste ordinea, cred ca principiul celor doua minute e foarte util, nu m-am gandit pana acum din pct asta de vedere. Eu sunt o fire organizata, am totul pus pe categorii, insa creez dezordine pt ca nu le pun la loc imediat. Deci muncesc dublu. Am sa aplic regula ta si abia astept sa vad rezultatele. Iți doresc un an binecuvântat cu tot ce ai nevoie!

    • Da, e ff practic sa iti poti vedea toata saptamana dintr-o privire! Eu o fac digital, dar carnetul pe care scriu tot cu rezerve e. Foarte util! Chiar astept sa imi spui cum a mers cu regula celor 2 minute!

LEAVE A REPLY

Please enter your comment!
Please enter your name here

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.